Я уже писала, почему важно эффективно использовать время вашей жизни. Сегодня поговорим о том, как правильно планировать время, цели, и прочие собственные ресурсы.
Планирование — это описание процессов на определенный промежуток времени для достижения конкретных целей и задач.
Планировать можно и нужно личные, профессиональные цели, текущую рабочую нагрузку. Чем лучше мы понимаем наш временной бюджет и объем поставленных перед нами задач, тем больше мы готовы делегировать менее важные дела, отодвигать их выполнение на более поздний срок или вовсе сокращать их число.
Основные принципы планирования:
- Составляйте четкий план только на определенную часть своего рабочего времени, лучше всего — на 60%.
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты, а так же личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Поэтому, этим сферам отведите оставшиеся 40% времени.
В идеале, соотношение распределения времени должно быть таким:
60% времени — запланированная активность;
20% времени — непредвиденные поглотители времени, незапланированные действия;
20% времени — спонтанная активность (управление, творчество).
- Фиксируйте в планах результаты и/или цели (конечное состояние), не просто набор действий.
Например, вместо «Позвонить Дмитрию Сергеевичу» планируйте «Согласовать с Дмитрием Сергеевичем заказ».Благодаря соблюдению этого принципа, все Ваши действия будут изначально сориентированы на достижение Ваших целей, и Вы сможете минимизировать усилия, направленные на незапланированные действия. Постоянно задавайтесь вопросами: — В чем цель этого разговора, этих действий? -Чего я хочу достичь?
- Устанавливайте точные временные рамки, планируйте ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
Как правило, на выполнение работы тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если Вы планируете провести совещание с 10 до 12 часов, то, скорее всего, оно продлится именно 2 часа, хотя цель его может быть достигнута намного раньше.
- Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности.
Избегайте неточных, общих формулировок типа «Как можно раньше», «Ещё быстрее». Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной очень высока вероятность возникновения недопонимания и конфликтных ситуаций, так как у Вас и Вашего собеседника будут разные представления о срочности. Устанавливайте точные и четкие сроки, получая при этом согласие другой стороны. Если Ваши предложения относительно сроков не совпадают, ищите более реалистичные варианты.
- Расставляйте приоритеты!
Естественно, абсолютное большинство Вашего времени Вы должны тратить на первоочередные, приоритетные дела, которые ведут Вас к Вашим стратегическим целям. Придерживаясь этого принципа, Вы не погрязните в рутине и текучке «мелких» дел.
- Учитесь отличать важнейшее от спешного, избавляйтесь от «тирании» спешных дел.
Срочное, спешное дело далеко не всегда бывает самым важным, однако именно такие, «спешные» и «неотложные» дела занимают зачастую большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешных дел приводит к смещению приоритетов, в предпочтении неважного — важному.
- Определите, какую работу Вы будете выполнять самостоятельно, а какую сможете (и будете) делегировать.
Скорее всего, Ваше рабочее время достаточно дорого стоит, и тратить его на то, что можно поручить секретарю или помощнику — не стоит. К примеру, Ваша компетентность может позволить Вам разработать стратегию продвижения товара, а секретарь вполне может справиться с подготовкой презентации.
- Оставляйте определенный запас времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, непредвиденные звонки.
При этом всячески старайтесь сокращать количество и объем таких «помех». Помните о Ваших главных целях всегда!
- Используйте свободное время качественно!
Время, которое Вы проводите в ожидании (ожидания в аэропорту, время в дорожных пробках, поездках), можно и нужно тратить на проработку материалов, чтение, разработку концепций, то есть на «мозговую», творческую активность.
- Находите время для планирования, развития и творчества!
Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной, творческой работы, для самообразования и развития. Как правило, эту деятельность можно совмещать с образовавшимся внезапно или планово свободным временем.
© Е.Шелест
(по материалам книги «Курс практической психологии, или как научиться работать и добиваться успеха», автор-составитель Р.Р. Кашапов, Ижевск, Изд-во Удм. Ун-та, 1999г)
